デジタル化で請求書作業を70%削減したはるやま商事の挑戦

岡山を拠点に展開するアパレル企業、はるやま商事では、請求書発行作業を従来の紙ベースからデジタルへと移行し、驚くべき成果を上げています。この度、株式会社インフォマートが提供する「BP Storage for 請求書発行」を導入したことで、経理業務の作業時間をなんと70%も削減しました。それにより、社内の業務効率は飛躍的に向上し、管理体制の強化も実現しています。

1. 業務上の課題とデジタル化の背景

はるやま商事は「スーツのはるやま」というブランド名で広く知られているほか、全国に363店舗を展開しています。しかし、主に法人取引に伴う請求書発行業務は、毎月約130件にのぼっており、経理部門では長年にわたって紙ベースの手作業でこの業務を行っていました。この業務は、特に月末に多くの負担が集中し、印刷や封入作業に数時間を要し、その後の郵送に伴う日数の遅延や、取引先からの問い合わせの増加が大きな課題となっていました。

さらに、経理部門の承認プロセスも業務の効率を妨げており、管理者に対する負担が増していました。そこで、これらの課題をすべて解決できるデジタルソリューションを探すことが急務となりました。

2. 「BP Storage for 請求書発行」の導入効果

「BP Storage for 請求書発行」は、既存の社内システムとシームレスに連携できるため、従業員は新しいシステムを覚える必要がなく、業務の流れが大きく変わることはありません。請求データは今まで通りシステムに入力するだけで、経理部門はCSVデータを取り込むことで処理が完了します。これにより、従来10時間かかっていた請求書発行が、たった3時間に短縮されました。

また、郵送代行やメール送信の活用により、郵送費も35%削減することができました。ユーザー側では、発行された請求書を即座に確認できるため、経理部門への問い合わせが減少し、社内のコミュニケーションも改善されました。

更に、押印作業を廃止し、システム上で権限分離を徹底することで、二重チェック体制が確立され、内部統制の強化にも繋がっています。

3. 今後を見据えた展望

この度のシステム導入によって、はるやま商事の経理処理のデジタル化は一区切りを迎えました。今後は生成AIなどの最新技術を積極的に取り入れ、さらなる業務の効率化と精度向上を目指しています。また、「お客様のウェルネスへの貢献」や「地域社会に必要とされる店舗づくり」を理念に掲げ、新しいアイデアと技術を融合させていく計画です。

このように、はるやま商事はデジタル化を推進し、効率的かつ透明性のある企業としての道を歩んでいます。今後の展開に期待が集まります。

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「BP Storage for 請求書発行」は、各種インボイス制度に対応した請求書を発行できる画期的なサービスです。自動化されたプロセスにより、請求書以外にも見積書や納品書、支払通知書などの書類も自由にレイアウトできます。

利用を検討される方は、公式サイトをご覧ください。

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